Elektronisk arkivering

Med elektronisk arkivering menes arkivering til langsigtede dokumenter og digitale data .

De spørgsmål vedrørende bæredygtigheden af digitale data er omkostningerne og levetiden for medier , men også adgang til indhold på trods af de teknologiske fremskridt gør gamle medier forældet .

Hvad elektronisk arkivering er

Elektronisk arkivering begynder, så snart dokumenter oprettes, og giver den organisation, der producerer informationen, mulighed for at bruge dem i hele deres livscyklus. Det er en proces, der involverer flere områder af informationsstyring  :

Den arkivering af elektronisk indhold er alle de handlinger, værktøjer og metoder gennemføres for at indsamle, identificere, vælge, klassificere, bevare og ødelægge elektronisk indhold på et sikkert medie, med henblik på at udnytte dem og gøre dem tilgængelige over tid, enten som bevis (i i tilfælde af juridiske forpligtelser i særdeleshed eller tvister) eller til informationsformål. Arkiveret indhold betragtes som frossent og kan derfor ikke ændres. Dette er især muligt ved at garantere ægthed via elektroniske fingeraftryk, elektroniske signaturer, adgangssporbarhed og mange andre midler 3 . Arkiveringens varighed afhænger af værdien af ​​indholdet og vedrører oftest mellemlang eller lang sigt. Bevaring er alle de midler, der implementeres for at gemme, sikre, videreføre, gendanne, spore, overføre eller endda ødelægge arkiveret elektronisk indhold.

De 4 hovedprincipper for elektronisk arkivering

Elektronisk arkivering handler ikke kun om lagring og deling af information. Ud over opbevaring garanterer det, at arkiverede dokumenter er lovlige, så længe de opbevares.

Et af stadierne i elektronisk arkivering er indgangen til et arkiveringssystem ( CAS ). Arkiveringssystemet garanterer holdbarhed, integritet, fortrolighed og tilgængelighed af dokumenter.

Bæredygtighed

En konvertering til et permanent format skal foretages for dokumenter, der placeres i arkiveringssystemet. Denne konverteringshandling skal også udføres for de indkapslede beskrivende oplysninger og applikationsoplysninger. Til dette tilføjes og tages der i betragtning alle de oplysninger, der vil være i stand til at føre en historie på de arkiverede dokumenter, hvad angår rettighederne til adgang og / eller fortrolighed.

For det første tillader SAE bæredygtigheden af ​​værdien af ​​arkiverede data ved at sikre, at de udgør tilladt bevis i retten, og dette gennem hele opbevaringsperioden. Opbevaringsperioden svarer til f.eks. Deres anvendelighed på administrativt niveau (varighed på op til hundrede år eller advitam æternam for data af arvværdi eller permanent bevarelse).

Integritet

Integriteten af ​​de arkiverede data sikres på den ene side af teknologier og på den anden side af infrastrukturen for at sikre deres læsbarhed, stabiliteten af ​​de lagrede oplysninger og sporbarheden af ​​de handlinger, der udføres på disse data. Når du uploader et dokument til ERMS , udføres forskellige operationer: der er gendannelse af beskrivende og applikationsmetadata, tidsstempling, beregning af fodaftryk, forsegling, oprettelse af arkiv, udstedelse af et identifikationsnummer, tilføjelsen til kundens kvittering for modtagelseslog osv. .

Fortrolighed

Elektronisk arkivering skal være sikker. Arkivdokumentet må kun være synligt for personer med ret til adgang. En kryptering bruges, så dataene kun læses af autoriserede personer. Alt dette for at sikre fortroligheden af ​​arkiverede data.

Derudover skal elektronisk arkivering være i stand til at efterlade spor. Dette spor identificerer de ændringer, der er foretaget i dokumentet, samt den person, der har foretaget disse ændringer. Det angiver også datoen for oprettelse af dokumentet samt datoerne for ændringer.

Tilgængelighed

Elektronisk arkivering skal give adgang til arkiverne. Det er et princip, der slutter sig til en af ​​arkivfunktionerne, diffusionen. Et arkivdokument skal være tilgængeligt for at kunne bruges og imødekomme det specifikke behov, det blev oprettet til. ( Couture, C. et al. ( 1999 ). Funktionerne for nutidig arkivvidenskab. Sainte-Foy, QC  : Presses de l'Université du Québec. ) Det samme gælder for et elektronisk arkivdokument. Når en bruger søger efter information, skal han være i stand til at finde det dokument, hvor oplysningerne findes.

Digitaliseringsværktøjer

Computeren, skærmen, scanneren og softwaren, der skal scannes, er værktøjerne til scanning.

Deres anvendelse indebærer at tage følgende diaspositioner:

  • Sikre deres kompatibilitet med de trin, der skal udføres under scanningen
  • Lav et godt udvalg af udstyr (helst standard og kvalitet), let tilgængeligt og i overensstemmelse med standarderne og målene
  • Sørg for, at du kan drage fordel af en teknisk supporttjeneste, hvis en leverandør bruges til digitalisering;
  • Sørg for, at du har kalibreringsværktøjer gennem scanningen.

Hvad elektronisk arkivering ikke er

Det er vigtigt at skelne mellem arkivering:

  • den oplagring , beslægtet med de aktioner, værktøjer og fremgangsmåder til opbevaring af elektronisk indhold og tjener til den efterfølgende behandling af indholdet, kan denne lagring opnås på forskellige medier, såsom CD-ROM, hvis liv data vil blive begrænset fra 2 til 10 år for original CD-rom og fra 2 til 5 år for indgraverede CD-rom. Hvad angår lagring på harddisk eller server, spiller materialets kvalitet en væsentlig rolle i levetiden;
  • den backup , der er det sæt af handlinger, værktøjer og metoder til dublet originalt elektronisk indhold til sikkerheden for at forhindre dets tab i tilfælde af fejl af den enhed, som de er registreret (i tilfælde af planen genoptagelse af aktivitet eller virksomhed kontinuitet - Det sikkerhedskopierede indhold betragtes ikke som rettet og kan derfor ændres eller erstattes. Varigheden af ​​sikkerhedskopien afhænger af dens hyppighed og vedrører oftest kort sigt;
  • den digitalisering , reproducere et originalt papirdokument;
  • den arkivering i computeren forstand , der gør det muligt for "lagring" af dokumenter og data;
  • den elektroniske dokumentstyring (EDM), som letter erhvervelse, klassificering og brug af dokumenter til at optimere arbejdsgangen centreret om modtagne eller genererede dokumenter. Det er derfor ikke interesseret i deres bevarelse over tid, men kun i deres udnyttelse inden for rammerne af den aktivitet, de vedrører;
  • det elektroniske sikkert eller snarere digitalt sikkert, som kun er et teknisk udstyr, der har til formål at sikre de digitale genstande, der er deponeret for at garantere deres integritet, ved hjælp af mekanismer til identifikation af accessorer og sporbarhed, uanset informationsopbevaringsperioderne uden at tage hensyn til disse dokuments livscyklus eller deres klassificering. Det er en slags online backup af arkivdokumenter, der er en mulig komponent i EAS. Det digitale pengeskab er især velegnet til arkivering af elektroniske dokumenter i henhold til reglerne, dvs. godkendelse og korrekt. Disse egenskaber leveres generelt af kryptografiske systemer af signaturtypen i elektronisk eller forseglet form.

Arkivering af medier

Arkiverende masselagringsmedier kan være magnetisk (magnetbånd), optisk (CD og DVD), magneto-optisk (magneto-optisk disk) eller endda elektronisk (harddisk, NAS- netværkslagerserver ).

De mest almindelige midlertidige lagringsmedier i 2014 er fjerde generation (USB-nøgler, SD-kort, microSD-kort osv.).

Adgangstid er et valgkriterium, der i høj grad afhænger af hver virksomheds behov.

Opbevaringen skal tages i betragtning i henhold til brugerens behov: online (online), udskudt (offline), let udskudt (nær linje) eller blandet.

Systemernes skalerbarhed skal sikre kompatibilitet med de tidligere systemer.

I dette tilfælde vil vi tale om teknologisk forældelse, der henviser til forældelse af hardware, software eller filformatstype. For at opretholde elektronisk arkivering er det muligt at lave flere kopier af arkiverede dokumenter eller filer ved at diversificere lagringsteknologier.

Arkiveringsformater

For et langsigtet computerarkiv er det vigtigt at sikre så meget som muligt, at oplysningerne er uafhængige af deres format: for eksempel for data arkiveret i 20 år foretrækkes det at gemme oplysningerne som almindelig tekst (.txt eller anden ), snarere end i et oprindeligt format, for hvilket det tilknyttede program muligvis ikke længere er tilgængeligt, eller hvis operativsystem ikke længere fungerer.

Filformater skal være kompatible mellem systemer, især i tilfælde af datamigrering. En måde at undgå, at filformater forsvinder, er at vælge holdbare formater med åben adgang.

Juridiske og normative rammer

Positiv lov

Den elektroniske arkivering af dokumenter styres af:

Lovgivning vedrørende arkivering i Frankrig

Følgende information gælder ikke fuldt ud for elektroniske offentlige arkiver , der er underlagt specifikke opbevarings- og depositumforpligtelser i en offentlig arkivtjeneste. Disse forpligtelser er beskrevet i Bog 2 i Heritage Code .

  • Loven af ​​13. marts 2000 indeholder flere bestemmelser vedrørende bevisloven, informationsteknologi og elektronisk signatur. Det ændrer den franske civilret  : artikel 1316-1 (nuværende version ) tillader skrivning i elektronisk form som bevis på samme måde som skrivning på papir, forudsat at den person, som den stammer fra, kan identificeres behørigt og forudsat at den er gemt i betingelser som at garantere dets integritet. Artikel 1348 (nuværende version ) specificerer, hvad en autentisk kopi er. Dommen afsagt af Cassation Court, andet borgerkammer, dateret 4. december 2008, anerkender også bevisværdien af ​​et elektronisk dokument. Denne dom bekræfter, at digital skrivning skal respektere de vilkår, der er defineret i de foregående artikler, dvs. en trofast og holdbar gengivelse af den originale papirversion. Derudover skal digital skrivning være tidsstemplet, når den digitaliseres og præsenteres i et format, der ikke kan ændres. Hvis alle disse betingelser er opfyldt, kan det scannede dokument gemmes i stedet for papirdokumentet.
  • Artikel L134-2 i forbrugerkodeksen (nuværende version ), der blev indført ved loven om tillid til den digitale økonomi i juni 2004, kræver arkivering af et dokument, der beviser eksistensen af ​​enhver kontrakt, der er oprettet i elektronisk form og involverer et beløb, der er større end et en vis grænse. Denne grænse blev fastsat til 120 euro ved dekret nr. 2005-137 af 16. februar 2005 (gældende version ). Denne bestemmelse, der især vedrører elektroniske handelswebsteder, har til formål at lette bilæggelse af tvister. Opbevaringsperioden for regnskabsdokumenter er dog sat til 10 år (artikel L123-22 i den franske handelslovudgave, der er i kraft ) siden 2003, hvilket siden 2008 ikke længere svarer til de uddøde forældelsesfrister i civile sager.
  • Artikel 289 ff. I den generelle skattekodeks indeholder reglerne for udarbejdelse af fakturaer, især i elektronisk form, men indeholder ingen oplysninger om deres opbevaringsperiode.

Professionelle standarder

Mange standarder giver retningslinjer for arkivering af dokumenter, men pr. Definition er de ikke obligatoriske.

  • NF Z 42-013 , fransk standard udgivet i 1999 og revideret i 2009, som specificerer tekniske og organisatoriske procedurer for at garantere dokumenternes integritet under deres optagelse, opbevaring og returnering. Standarden blev offentliggjort på et tidspunkt, hvor elektronisk skrivning kun kunne udgøre begyndelsen på bevis og ikke bevis på samme niveau som at skrive i papirform (art. 1316-1 i Civil Code).
  • ISO 14641-1 , international standard offentliggjort i 2012, der definerer specifikationerne for implementeringen af ​​et elektronisk arkiveringssystem . Den er helt baseret på NF Z42-013-standarden i sin 2009-version.
  • NF Z 43-400 , fransk standard udgivet i 2005, der beskæftiger sig med COM (akronym for Computer Output Microform), der angiver lagringsprocessen på mikroformer , og COLD (akronym for Computer Output Laser Disc), der betegner lagringsprocessen på discs laser.
  • ISO 14721: 2003, international standard, som er en transponering af OAIS (Open Archive Information System), en konceptuel model til styring, arkivering og lang opbevaring af digitale dokumenter . Denne standard er blevet revideret af ISO 14721: 2012.
  • ISO 15489-1 , international standard offentliggjort i 2001 og revideret i 2016, der beskriver koncepter og principper for håndtering af dokumenter med bevisværdi ( Records management ) for fysiske eller juridiske personer, private eller offentlige og definerer de egenskaber, der giver et dokument, dets autoritativ værdi, dens sandsynlige værdi: ægthed, integritet, pålidelighed og anvendelighed.
  • MoReq ( Model Requirements for Management of Electronic Documents and Records , and Modular Requirements for Records Systems ) er en samling af krav til organisering af arkivering, udviklet af DLM Forum  (in) til Europa-Kommissionen .

Elektronisk postarkivering

Elektronisk postarkivering svarer til forskellige behov fra IT-afdelinger, en vigtig samtalepartner i de fleste aktuelle projekter, men også fra forretningsafdelinger. Det afhænger normalt af størrelsen på virksomhederne og deres organisation (for eksempel i projekttilstand).

Tre former for e-mail-arkivering citeres af mere end en ud af to organisationer. Arkiveringen, der oftest findes i organisationer i dag, kan kvalificeres som "økonomisk" arkivering og reagerer på ledelsesspørgsmål og omkostningsreduktion forårsaget af den uophørlige stigning i elektronisk post, der genererer betydelige lageromkostninger og en overbelastning af messaging-tjenesterne med udfordringerne ved forskning i elektroniske mails, produktivitetsgevinster. Sådanne arkiveringsprojekter initieres ofte af it-afdelinger og kan efterfølgende give anledning til forskellige arkiveringsprojekter fra andre afdelinger i organisationen. De to andre former for arkivering, der betragtes mere af organisationer end faktisk anvendt i starten af ​​2009, er assimileret med "lovgivningsmæssig" arkivering og "probativ" arkivering. Ret tæt på hinanden adskiller de sig ikke desto mindre af den første begrænsede karakter: eksistensen af ​​et bestemt antal love og regler (såsom SOX, Basel 2 osv.) Forpligter visse virksomheder til at opbevare nøjagtigt identificerede e-mails og vedhæftede filer (fakturaer, lønsedler osv.) i tilfælde af en ekstern revision. De berørte forretningsafdelinger (CFO, HRD, salg osv.) Beder i stigende grad om sådan arkivering. I tilfælde af arkivering, der er kvalificeret som "probativ", placerer organisationen sig mere i en forebyggende position og ønsker at indstille værktøjerne (software, underentreprise), så det i tilfælde af en tvist kan identificere dokumenterne (fakturaer, kontrakter, kontoudtog, patenter osv.) for optegnelser og for at kunne bruge dem som bevis. Sådanne arkiveringsprojekter er oftest i hænderne på juridiske afdelinger.

I 2012 betragtede 59% af beslutningstagerne det som ”nødvendigt” arkivering.

Undersøgelser viser, at digital teknologi får en stadig vigtigere plads og indflydelse. Det bliver nødvendigt at tilpasse strukturer for at arkivere alle typer dokumenter. Disse skal opfylde juridiske og lovgivningsmæssige krav eller skal kunne håndhæves i tilfælde af retssager.

Begrebet risiko og fravær af bevis vises dog på grund af tab af data og manglende overholdelse af opbevaringsregler. Sådanne begivenheder kan have alvorlige konsekvenser i tilfælde af skatterevision, retssager, tab af strategiske data osv. Indsatsen er derfor omkostningerne ved risikoen, selvom det ikke synes let at bestemme i henhold til beslutningstagerne. I 2010 erklærede 35% af de adspurgte franske organisationer, at de praktiserer arkivering af indhold med bevisværdi. De skal være 71% inden 2012.

Den 3. september 2013 offentliggjorde projektteamet i VITAM-programmet (Immaterielle værdier transmitteret til arkiver for hukommelse) et "  proof of concept  " (POC) om arkivering af meddelelser som led i forberedelsen af ​​en præsentation af det planlagte program for det interministerielle direktorat for informations- og kommunikationssystemer (DISIC).

De 3 processer, der anbefales i artikel 289 i den generelle skattekode til elektronisk arkivering

  • Det pålidelige revisionsspor, der inkluderer hele faktureringsprocessen
  • Den elektroniske signatur, der sikrer processen
  • Elektronisk dataudveksling, der sikrer transmission af elektroniske fakturaer.

Omkostninger ved elektronisk arkivering

Det er vanskeligt at estimere de reelle omkostninger ved elektronisk arkivering. Dette varierer afhængigt af den valgte løsning. Faktisk vil det ikke være det samme i tilfælde af ekstern eller intern arkivering, og det inkluderer forskellige kategorier af omkostninger.

Arkiveringsprocessen kan implementeres internt. Dette kræver, at der vedtages en politik "kendt og respekteret af dem, der er involveret i en eller anden egenskab i bevaringsprocessen" og formaliseret for at respektere forskellige begrænsninger (opbevaringsperiode, elektroniske arkiveringsmetoder, tilføjelse af metadata osv.). For eksempel vedtagelse af et charter inden for virksomheden.

Imidlertid kan dets omkostninger for organisationen være meget betydelige (uddannelse, computerhardware, software, arkiveringstid, opdatering af standarder osv.). Således har mange virksomheder specialiseret sig i arkivering og tilbyder en bred vifte af tilbud og løsninger, der gør det muligt for producenter af elektroniske arkiver at outsource deres arkivering.

Der skal dog træffes visse forholdsregler ved udarbejdelsen af ​​den servicekontrakt, der vil blive indgået af virksomheden, især med hensyn til:

  • fortrolighed og sikkerhed for oplysninger, der er betroet tjenesteudbyderen, herunder processen med destruktion af data og lagerudstyr
  • forpligtelse til at give information og rådgivning
  • professionel forsikring,
  • at klart definere de indekserings- og klassifikationsplaner, der skal indføres,
  • muligheden for karaktergenkendelsesbehandling (OCR), som kan tillade søgning efter nøgleord,
  • eller endog forudsige betingelserne for at genoptage sin bevaringsmission af en tredjepart.

Anvendelse til en ekstern tjenesteudbyder kan gøre det muligt kontraktligt at forudse den nødvendige teknologiske udvikling og garantere datasikkerhed.

Almindelige tilbud er abonnementer på digitale pengeskabe, brugerlicenser til en bestemt type tjeneste eller leje af en datamængde, der tilbydes af CINES eller BNF.

Tillæg

Relaterede artikler

Bibliografi

eksterne links

Referencer

  1. Chronicle af Philippe Delahaye, "  Elektronisk arkivering: vi skal se ud over enkel konservering  " , på www.journaldunet.com ,9. november 2018(adgang til 11. november 2020 )
  2. Arkhineo-blog, "  Elektronisk arkivering går ud over simpel konservering  " , på www.arkhineo.com ,19. november 2018(adgang til 11. november 2020 )
  3. Antony Belin / Jean-Marc Rietsch, "  Elektronisk arkivering og risikoanalyse: arkivarens nye udfordringer  " , på archivistes.qc.ca (adgang til 11. november 2020 )
  4. “  Hvilken sikkerhed ved elektronisk arkivering?  » , On Archimag (adgang til 12. november 2020 )
  5. "  SAE - Elektronisk arkiveringssystem - Information og tilbud  " , på archivage-numerique.fr (adgang til 12. november 2020 )
  6. "  Connect - ProQuest Afhandlinger & Teser Global - ProQuest  " , på search.proquest.com (adgang November 12, 2020 )
  7. Carol Couture, funktionerne i nutidig arkivvidenskab , Sainte-Foy Que. : Presser fra University of Quebec, 1999,2011, 584  s. ( ISBN  978-2-7605-2131-5 , læs online )
  8. DGAN - BAnQ, "  DIGITISERINGEN AF ADMINISTRATIVE DOKUMENTER / Metoder og anbefalinger  " , på https://www.banq.qc.ca/ ,juni 2019(adgang til 12. november 2020 )
  9. "  Introduktion til elektronisk arkivering med bevisværdi af MaarchRM-løsning version 10-4  " , på wiki.maarch.org ,2. marts 2016
  10. http://www.cines.fr/spip.php?rubrique229
  11. http://www.legifrance.gouv.fr/affichJuriJudi.do?oldAction=rechJuriJudi&idTexte=JURITEXT000019879437&fastReqId=851083848&fastPos=4
  12. "  legifrance artikel 289  "
  13. "RGPD: Elektronisk arkivering er også bekymret", CDC Arkhinéo .
  14. http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=856
  15. http://blog.markess.fr/2012/04/larchivage-des-contenus-electroniques-a-vocation-probatoire-un-projet-strategique.html
  16. Markess International, arkiv over praksis til arkivering og konservering af elektronisk indhold - 2010
  17. "  VITAM: MOD EN ELEKTRONISK ARKIVERINGSBASE FÆLLES FOR ALLE ADMINISTRATIONER  " , på http://modernisation.gouv.fr/ , 18. marts 2015 4. august 2016
  18. Interministeriel tjeneste for Archives de France, elektroniske arkiveringsværktøjer og platforme  : side hørt den 17. november 2013
  19. "  Ordliste  " , om Techniques de l'Ingénieur (adgang til 11. september 2020 ) .
  20. "  Elektronisk arkivering - Avocat Lille  " , på Avocat Lille ,5. maj 2006(adgang til 11. september 2020 ) .
  21. Teknisk ark om digitalisering af arkiver http://www.everial-drm.com/Numerisation-des-fonds-documentaires_a89.html
  22. http://www.bnf.fr/documents/archivage_num_tarifs.pdf