De væsentligste dokumenter er arkiverne ", som muliggør kontinuitet eller genoprettelse af operationer, rettigheder og forpligtelser under eller efter en kriseperiode, og hvis forsvinden generelt og uanset årsag vil få konsekvenser. Alvorlige og uoprettelige konsekvenser for en organisation. "
En beskyttelsesplan for vigtige dokumenter hjælper med at beskytte mod katastrofer. Ved at identificere vigtige dokumenter på forhånd, når en alvorlig begivenhed opstår, kan vi beskytte dem, endda gemme dem og være i stand til at fortsætte eller genoptage aktiviteter hurtigt. Væsentlige dokumenter skal være specielt identificeret i opbevaringsplanen .