Den Records Management (eller styring af forretningsdokumenter eller dokumenthåndtering eller datastyring ) er et ledelsesinformationssystem og registreres organisk - dokumenter eller data - beviser virksomhed (herunder professionelle) under nr som helst format.
Der er ingen konsensus i den fransktalende verden om oversættelsen af udtrykket Records management og de franske versioner af de forskellige internationale standarder, der bruger det, oversætter poster til dokumenter, arkiverede dokumenter, aktivitetsdokumenter eller dokumenteret information. Tilsvarende oversætter den franske version af Den Europæiske Unions databeskyttelsesforordning (RGPD) ordet på fire forskellige måder afhængigt af konteksten: filer, arkiver, registre og optegnelser. På almindelig engelsk betegner poster faktisk alle typer dokumenter, hvilket fremgår af udtrykket Public Record Office, der længe har udpeget British National Archives. I forbindelse med posthåndtering har ordet fået en juridisk konnotation, hvilket betyder, at det kun gælder for dokumenter, der er valideret eller registreret og dermed erhvervet bevisværdi, mens udtrykket arkivmateriale er blevet vedtaget af arkivfagfolk for specifikt at udpege dokumenter opbevares til historiske formål af specialiserede tjenester. At oversætte poster som "optagelse", som det stadig gøres for ofte, er derfor en fejltagelse.
Forvaltningen af arkivdokumenter er "det forvaltningsområde, der er ansvarlig for effektiv og systematisk styring af oprettelse, modtagelse, vedligeholdelse, brug og levering af dokumenter, herunder processen med at indtaste dokumentet. Oplysninger og dokumentation om forretning og transaktioner" . Det består i at identificere, klassificere, arkivere, bevare og undertiden ødelægge dokumenter, der er udstyret med en vis juridisk værdi. Målet er at effektivt og systematisk organisere alle de dokumenter eller data, som en virksomhed muligvis har brug for for at retfærdiggøre sin aktivitet, med det formål at kunne spore information , integritet, sikkerhed og bæredygtighed af information, men også at overholde kravene.
ISO definerer arkivoptegnelser som “information oprettet, modtaget og vedligeholdt som bevis af en organisation eller person, i tilfælde af retssager, ved juridisk forpligtelse eller med henblik på at drive forretning”.
Det Udvalget om elektroniske Records af Det Internationale Råd for Arkiver definerer arkivering poster som "en bestemt stykke information registreret, genereret, indsamlet eller modtaget i indledning, gennemførelse og udførelse af en aktivitet, og som omfatter en indhold , kontekst og struktur er tilstrækkelig til at fremlægge bevis eller demonstration af denne aktivitet. "
Mens arkivoptegnelsen ofte identificeres med posten i sin traditionelle form, kan den være både et håndgribeligt objekt og en digital information af værdi for en organisation. For eksempel er kontordokumenter, indholdet af databaser eller websteder eller intranet, applikationsdata og e-mails alle arkivdokumenter.
Dokumenterne er kendetegnet ved:
Deres livscyklus kan beskrives som følger:
Den ledelse Records blev udviklet i USA efter Anden Verdenskrig . Begrebet blev populariseret af den franske arkivar Yves Pérotin i 1960'erne .
Formålet er at garantere eksistensen og tilgængeligheden af dokumenter, deres ægthed , pålidelighed og integritet og at tillade dem at blive brugt.
Ofte hjælper et arkivstyringssystem med arkivering og daglig administration af arkivmateriale i løbet af deres livscyklus. Et sådant system kan være baseret på papir (f.eks. Bruges indekskort i biblioteker ) eller på et computersystem såsom en GED .
Dette systems hovedfunktioner er:
I henhold til ISO 15489 " Records management " offentliggjort iOktober 2001 og hvis sidste version stammer fra 2016, dette inkluderer:
ISO-standarden kan suppleres med det kompendium af krav til organisering af arkivering, der er udgivet af DLM Forum under navnet MoReq , hvis sidste version blev offentliggjort i 2011.
ISO 15489-standarden suppleres også med to supplerende standarder:
En opbevaringsplan , også kaldet en sorteringstabel, fastsætter dokumenternes "levetid" i henhold til juridiske eller historiske kriterier. Det bruges til at bestemme værdien af et dokument (primær eller sekundær værdi). Den primære værdi af et dokument er, hvorfor producenten eller indehaveren af et dokument skal opbevare det af administrative, juridiske eller økonomiske årsager. Sekundær værdi stammer fra et dokuments historiske interesse.
Fysisk styring af arkivdokumenter involverer en bred vifte af discipliner. Dokumenterne, uanset hvad de er, skal klassificeres og indekseres : det er en grundlæggende materiel nødvendighed. Deres intellektuelle mestring kræver desuden færdigheder inden for jura, historie, teknik og koordinering af forskellige ekspertise.
De generelle principper for arkivstyring gælder for alle dokumentformater. Imidlertid rejser digitale dokumenter specielle problemer. Det er sværere at sikre, at dokumenternes indhold, kontekst og struktur bevares og beskyttes, når dokumenterne ikke har en fysisk eksistens.
I modsætning til arkivpapirdokumenter kan digitale dokumenter ikke læses uden en computer eller anden maskine. Funktionelle kriterier vedrørende computersystemer, der kan bruges til at administrere digitale arkivoptegnelser, er udstedt af det amerikanske forsvarsministerium ( “ DoD 5015.2 ” ( Arkiv • Wikiwix • Archive.is • Google • Hvad skal man gøre? ) ) Af briterne Nationale arkiver [1] og af Den Europæiske Union gennem MoReq ( modelkrav til styring af elektroniske dokumenter og optegnelser ).
Der opstår spørgsmål om evnen til at bevare, altid gøre tilgængelige og læsbare digitale dokumenter på lang sigt. For at blive læst kræver digitale arkivdokumenter en kombination af en softwareversion og et computersystem ; risikoen kommer fra den hastighed, hvormed teknologier ændres. Der forskes meget på at løse dette problem. Den komplette og integrerede styring af computerarkiver udgør en stor udfordring for arkivisterne i halvfemserne.
Fra 2005 og på grund af strengere regler voksede virksomhedernes interesse i styringen af arkivdokumenter. Mens regeringer eller juridiske og medicinske erhverv har en historisk praksis med at organisere arkivdokumenter, er journalføring i virksomheder lidt standardiseret. Derudover har skandaler som Enron Corporation / Arthur Andersen og for nylig ødelæggelsen af arkivdokumenter hos Morgan Stanley fornyet interessen for den juridiske nytte af virksomhedens arkivdokumenter og forebyggelse af retssager. Lov som Sarbanes-Oxley Act i USA har foranlediget standardiseringen af arkivregistreringsstyringspraksis inden for virksomheder. Der var adskillige udvekslinger mellem dokumentadministratorer og IT-specialister i 1990'erne for bedre at imødekomme juridiske krav og bedre forudse risici.
Privatliv , databeskyttelse og identitetstyveri er blevet et stort fokus for posteradministratorer. Deres rolle i at hjælpe med at beskytte arkivdokumenter i erhvervslivet har ofte ført dem til at være opmærksomme på disse problemer. Behovet for at sikre, at personoplysninger ikke opbevares længere end tilladt, har gjort det vigtigt at oprette opbevaringsplaner, der angiver, hvor længe arkivdokumenter kan eller skal destrueres.
I Frankrig er bevisloven blevet tilpasset ved lov 2000-230 af13. marts 2000, og dets gennemførelsesdekret (se bevisloven inden for informationsteknologi i Frankrig ).
Et arkivstyringssystem er et computerprogram (eller en samling programmer), der bruges til at spore og gemme poster. Dette udtryk adskiller sig fra dem til billed- og dokumentstyringssystemer, som er specialiserede i at tage henholdsvis billeder og dokumentstyring. Arkiveringsdokumentstyringssystemer tilbyder normalt et højt sikkerheds- og revisionsfunktionalitet, der er skræddersyet til arkivdokumentforvalteres behov.
I den samme sammenhæng er det nødvendigt at tale om to koncepter, der er relateret i denne henseende, og som er EDM (Electronic Document Management) og SAE (Electronic Archiving System), hvor den første (EDM) defineres som en samling af hardware- og softwareværktøjer til sikre livscyklustyring og alle led i dokumentbehandlingskæden. Den anden (SAE) er dedikeret til opbevaring af digitale eller digitaliserede dokumenter fra en organisation.
Virksomheder har specialiseret sig i opbevaring af arkivdokumenter på papir eller i elektronisk form. De giver tæt og sikker opbevaring af arkivdokumenter og kan give specifikke klimatiske forhold til opbevaring af følsomme medier bortset fra papir.