Udtrykkene "kommunale arkiver" og "kommunale arkiver" betegner samtidig:
Disse arkiver kaldes også "lokale arkiver" eller "lokale myndighedsarkiver" ( italiensk Archivi di enti locali , spansk Archivos de la administración local ).
De juridiske rammer og organiseringen af kommunale arkiver er ofte reguleret af de større territoriale valgkredse ( departementerne i Frankrig, kantonerne i Schweiz). Der findes undertiden kommunale vedtægter, der definerer mere eller mindre nøjagtigt, hvordan deres arkiver fungerer. F.eks. Bestemmer en lov fra 1988 af byen Luxembourg, at ”Kollegiet for borgmestre og rådmænd sørger for forvaring af arkiver, titler og registre over civil status; han udarbejder opgørelser i to eksemplarer samt chartre og andre gamle dokumenter fra kommunen og forhindrer, at nogen del trækkes tilbage fra depositumet ” .
Sådan definerer arkivservicen i det franske departement Seine-et-Marne kommunearkivernes rolle: ”Kommunearkiverne udgør kommunens hukommelse. Deres bevarelse garanterer god administrativ forvaltning af kommunen, især for at retfærdiggøre dens rettigheder. De gør det også muligt at spore sin historie i artikler, publikationer, udstillinger eller via Internettet og deltage i skabelsen af sociale links inden for samfundet ” .
Efter omgruppering eller opdeling af kommuner kan en arkivtjeneste indsamle dokumenter vedrørende flere tidligere kommuner. Lokale virksomheder og privatpersoner deponerer undertiden også deres arkiver der. Eksempel i Montreux (Schweiz): "Arkiverne i Montreux bevarer den skriftlige og grafiske arv fra de tidligere kommuner Planches og Châtelard (1269-1961), den fra Montreux (fra 1962) og den administrative cirkel af Montreux (1429-1962 )) samt mere end 80 private samlinger vedrørende Montreux historie ” .
De kommunale arkiver varierer meget i størrelse, og deres beholdninger er meget forskellige. De gamle arkiver i kommunerne opbevares undertiden i arkiverne for administrationerne, der dækker et større område ( departementets arkiver i Frankrig, kantonarkiverne i Schweiz).
Arkiverne i byen Köln ( Historisches Archiv der Stadt Köln ) har undertiden tilnavnet "De største kommunale arkiver nord for Alperne" med deres radius på 30 km . Disse arkiver var desværre ofre for et byggekollaps i 2009 (65 mennesker arbejder i 2015 for at genoprette dem).
En lille by som Carouge ( kantonen Genève i Schweiz) holder omkring 400 lineære meter arkiver. En lille landkommune har muligvis kun få meter optegnelser.
Nogle eksempler på dokumenter opbevares i de kommunale arkiver, den XI th til XX th århundreder.
Ret til møntpenge , by Schaffhausen ( Schweiz ), 1045 .
Folio 36 recto af cartulaire AA 84 Douai, udført mellem tidlig XIV th århundrede og begyndelsen af det XVII th århundrede.
Liste over straffesager, Los Angeles ( USA ), 1839 .
Gunners German, Toulouse Municipal Archives ( Frankrig ), 1914-1918 .
National Fisheries Office, Sayada arkiver ( Tunesien ), 1960 .
Nogle eksempler på kommunale arkivbygninger i alfabetisk rækkefølge.
Arkivrum, Bordeaux rådhus .
Arkiv af Brive-la-Gaillarde .
Læsesal, Marseille arkiver .
Arkiv af byen Strasbourg .
Arkiv af Trinidad (Cuba) .