Den integrerede dokumenthåndtering (eller GID ) format papir og teknologi er et system, flerårig plante af ledelsen , hvis komponenter er integreret til at give de akkrediterede personer , adgang til alle de oplysninger relevante indskrevet på et medium , der dokumenter de aktiviteter i en organisation . Dette er den mest avancerede form og den nyeste registerhåndtering, da den sigter mod integreret styring af både administrative dokumenter, arkivdokumenter for permanent opbevaring og dokumentationsreference : dokumenter og poster i papirformat, mikrofilmede dokumenter og elektroniske dokumenter (computerfiler, webside etc.).
System - Et system er en organiseret og struktureret samling af indbyrdes forbundne og interagerende elementer, der udvikler sig over tid. Disse elementer er:
IDM er et system, hvis input er dokumenter, der er produceret eller modtaget af organisationen. Behandlingen af disse dokumenter skal ske i henhold til en forudbestemt rækkefølge : identifikation, klassificering, registrering, beskrivelse, klassificering, trafikkontrol, klassificering, overførsel til semi-aktiv, indføring i arkiver eller eliminering. Disse behandlingstrin vil have som et resultat, eller output, opdeling af dokumentaren i aktive, semi-aktive, væsentlige og arkiverede enheder. Alle disse operationer udføres i et specifikt miljø: de administrative enheder, lagerrummet til semi-aktive dokumenter, hvælvet, lageret til arkivdokumenter, dokumentationscentret osv. De udføres af alle organisationens menneskelige ressourcer : sekretær, ledelsesmæssigt, professionelt, teknisk personale, der letter deres job ved at konsultere proceduremanualerne og bruge de økonomiske ressourcer, materialer og udstyr til rådighed.
Flerårigt system - GID-systemets flerårighed, det vil sige dets evne til at opretholdes over tid, skal sikres uanset de begivenheder, der kan påvirke organisationen: bevægelse af menneskelige ressourcer, administrative omorganiseringer, teknologiske ændringer, katastrofer, transformation af missionen, vækst ...
Ledelsessystem - GID er et ledelsessystem ligesom de øvrige systemer i en organisation: HR-styringssystemer , lønstyring, kommunikationsstyring osv. De ledelsesfunktioner, der planlægger, organisering, administration, kontrol og evaluering svarer til designet , udvikling, implementering og vedligeholdelse af komponenterne i IDM-systemet.
Komponenter - Et GID-system består af normative dokumenter (politikker, standarder, direktiver, procedurer osv.) For at ramme processerne, klassificeringsplaner (eller klassifikationsplanen) for at strukturere informationen, en opbevaringsplan for livscyklusadministration af dokumenter og software løsninger til registrering og lokalisering af dokumentenheder og automatisering af processer.
Integrerede komponenter - For at et IRM-system skal være effektivt, skal dets komponenter være integreret. For eksempel til styring af administrative dokumenter skal reglerne i opbevaringsplanen være knyttet til overskrifterne i klassifikationsplanen, og disse to dokumentstyringsværktøjer skal integreres i GID-softwaren. Systemet skal udgøre et enkelt vindue for integreret forvaltning af aktive og semi-aktive administrative dokumenter, permanente arkivering dokumenter , henvises dokumentation og andre oplysninger, der bæres af et medium. Det skal understøtte forvaltningen af dokumenter i papir og teknologisk format.
Giv adgang - Dette er raison d'être, hovedfunktionen i et IDM-system: at give adgang til organisatorisk hukommelse for at sikre kontinuiteten i aktiviteter relateret til forretningsområder og interne organisationers ledelse.
Akkrediterede personer - Ethvert GID-system skal have logiske og fysiske regler for adgang til information og beskyttelse af personlige oplysninger samt følsomme og fortrolige oplysninger .
Oplysninger transporteret af et medium - GID er et dokumentstyringssystem som defineret i loven, der respekterer den juridiske ramme for informationsteknologier i Quebec: tekster, lyde eller billeder eller en kombination af disse, der bæres af enhver form for support.
Relevante oplysninger - I et IRM-system har dokumenter en administrativ, økonomisk, juridisk, arkivmæssig, historisk, arvsmæssig, dokumentarisk eller informativ værdi. For at sikre adgang til kun relevante dokumenter skal systemet tillade identifikation, opgørelse og tilgængelighed af nyttige oplysninger og den planlagte og autoriserede destruktion af alle dokumentationsenheder, der er blevet forældede, og som organisationen skal bortskaffe.
Dokumenterende information - De oplysninger, som en organisation opretter, modtager eller erhverver på daglig basis, bruges til at dokumentere tidligere og igangværende aktiviteter, der er resultatet af udførelsen af dens mission (levering af produkter og tjenester til kunder eller organisationer). borgere) eller udførelsen af dets administrative aktiviteter til støtte for missionen.
Aktiviteter - I en organisation genererer de udførte aktiviteter dokumenter oprettet, modtaget eller sendt: det er på basis af disse aktiviteter, at filerne er oprettet, og det er i forhold til dem, at referencedokumentationen er erhvervet.
Organisation - Selvom der er mange punkter til fælles mellem alle organisationer og især mellem dem i samme branche, har hvert IMM-system specifikke egenskaber, der gør det til et organisationssystem, der skal opfylde organisationens krav. .
Begrebet integreret dokumenthåndtering (IDM) er mere globalt end begrebet elektronisk dokumenthåndtering (EDM, også kaldet GEID eller GEIDE), som Office québécois de la langue française definerer som "styring ved hjælp af IT af hele livscyklussen af et elektronisk dokument (tekst, grafik, lyd osv.), der spænder fra dets oprettelse til dets ødelæggelse, herunder dets modifikation, offentliggørelse, distribution osv. for at optimere adgangen til dette dokument, til de oplysninger, det indeholder, og til oplysningerne om det ”.
GID er et af de systemer eller processer, der udgør kernen i alle virksomhedens processer i en organisation.
For eksempel i en logisk rækkefølge, processen med at købe materiale eller udstyr, der kan bestå af de karakteristiske faser af, hvordan organisationen foretager et køb: behovsvurdering, sourcing af leverandører og information om produkter, der sandsynligvis imødekommer behovet, definition, om nødvendigt af produktevalueringskriterier, produktvurdering i henhold til de valgte kriterier, købsvalg og beslutning, udstedelse af indkøbsordren, bekræftelse af modtagelse, anmodning om betaling fra leverandøren.
Gennemførelse af denne proces kræver forskning og høring af eksisterende information, indsamling og modtagelse af oplysninger, der ikke findes i organisationen, og oprettelse og afsendelse af nye oplysninger, der kan bruges af en anden proces. Forretning (såsom betalingspligtig betaling) eller anden produktindkøbsproces .
Beslutninger om gennemførelse af en forretningsproces kan baseres på tre elementer:
Fra organisationens synspunkt placerer de to første elementer det i en skrøbelig situation: intuition og individuel hukommelse kan mangle, så meget mere som bevægelser af menneskelige ressourcer kan resultere i vanskelighederne med at gendanne informationen eller endda risiko for at miste værdifuld information. Kun den organisatoriske hukommelse, der er optaget på et medium, struktureret, registreret, identificerbart og renset på en planlagt måde af dets forældede elementer, kan garantere en problemfri drift af en forretningsproces og opnåelse af de forventede resultater.
GID-systemet er derfor en del af det, der kan kaldes kæden INFORMATION - BESLUTNING - HANDLING.
Information - For at træffe en informeret beslutning er det bydende nødvendigt at høre de oplysninger, som organisationen allerede har i form af dokumenter, filer eller referencemateriale og om nødvendigt undersøge, indsamle yderligere eller mere opdaterede oplysninger. at opgradere den aktuelle organisationshukommelse for at supplere eksisterende poster eller referencemateriale. Komponenterne i IDM-systemet spiller en strategisk rolle i grænsefladen mellem de beslutninger, der skal træffes, og de nødvendige oplysninger samt regulerer massen af nyttige dokumenter gennem anvendelse af opbevarings- og bortskaffelsesregler.
Beslutning - Den kan træffes, når den er dokumenteret.
Handling - Enhver beslutning kræver normalt en handling på et objekt: kommando (handling) af produktet XYZ (objekt). Sporene af denne handling registreres i et eller flere dokumenter, der er produceret, modtaget eller sendt. De nye dokumenter supplerer derefter de eksisterende filer.
Dette endeløse loop-paradigme gælder for alle forretningsprocesser i en organisation, så længe den er aktiv. IDM-systemet skal udvikle sig i organisationens tempo: dets pålidelighed, integritet og funktionsdygtighed skal sikres og overskride den uundgåelige bevægelse af personale.
For at udføre deres interne ledelsesaktiviteter og deres forretningsområder i forbindelse med deres missioner har organisationer generelt udviklet eller erhvervet computersystemer, hvis databaser gør det muligt at gemme organisatoriske eller sektoroplysninger og om nødvendigt producere dokumenter i papir eller teknologisk format.
Til deres interne ledelse bruger langt størstedelen af organisationer edb- regnskab eller økonomiske ressourcestyringssystemer. Nogle har automatiserede forbindelser med deres leverandører og en del af deres menneskelige ressourcestyring. De kan også stole på databaser over kontakter med deres kunder eller borgere, opgørelse over deres materielle ressourcer, projektovervågning osv.
Til styring af forretningsområder, der er specifikke for hver organisation, er der også computersystemer, der er specifikke for bestemte aktiviteter, der er resultatet af deres mission. En sundhedsfacilitet vil for eksempel blandt andet bruge et brugerregistreringsstyringssystem. En uddannelsesinstitution, et studentregistreringsstyringssystem. En administrativ domstol, et høringsstyringssystem. Et produktionsfirma, et produktionsstyringssystem ...
Alle disse systemer kan kun understøtte en bestemt del af det producerede eller modtagne sæt dokumenter, optegnelser og referencedokumentation, som kan variere fra organisation til organisation. Da GID-systemet ikke kan sikre registrering, beskrivelse, placering og styring af al information, der bæres af et medium i en organisation.
Vi kunne illustrere denne virkelighed ved hjælp af metaforen fra Gruyère-ost, hvor hullerne er de forskellige computersystemer i en organisme (deres antal varierer alt efter hver organisation), mens det materiale, der svarer til osten, er det, som skal håndteres af GID-systemet. Det skal dog identificere og lokalisere alle andre eksisterende systemer og dokumentere styring af livscyklussen for de oplysninger, der er gemt der. Hvis disse specifikke softwareapplikationer producerer dokumenter i papir eller teknologisk format, resultater af databehandling, som softwareapplikationen ikke gemmer, bliver disse ledelsesobjekter i GID-systemet.
En organisations IRM-system i komponenterne "klassificeringsplan" og "fastholdelsesplan" skal være unikke i hele organisationen. Imidlertid kan softwareapplikationen til GID, afhængigt af størrelse, politikker og organisationskultur og afhængigt af de reelle behov for adgang til hele eller en del af organisationens information, opdeles i undergrupper. Man kunne forestille sig at oprette flere dokumentdatabaser tilgængelige for begrænsede grupper af brugere med mulighed for centraliseret styring og kontrol med overholdelse af organisatoriske retningslinjer for dokumentstyring.
Overvejelserne om organisation, opbevaring, anvendelse og dokumenthåndtering i offentlige går tilbage til XIV th århundrede, da de første "arkiver centre" opstod samler dokumentation for rettighederne for administrationen stater. Det var først to århundreder senere at se udseendet af de første normative dokumenter ved oprindelsen af det nuværende erhverv som specialist inden for GID.
Arkivering i fransk stil - Frankrig har været førende inden for konceptualisering af processer til styring og forbedring af arkivdokumenter til permanent konservering. Det er desuden til den franske historiker, bibliotekar og arkivar Natalis de Wailly , at vi skylder princippet om forfatning og respekt for dokumentarfonde i 1841. Denne standard, der stadig er universelt anerkendt, sigter mod at overveje sæt af dokumenter i henhold til deres herkomst - den organisation, der producerede eller modtog dem - med arkivfonde, der gradvist opbygges som bevis for organisationens rettigheder og aktiviteter og som en privilegeret kilde til historie , den primære bekymring for datidens franske arkivister. Al arkivteorien, som efterfølgende blev udviklet, blev i 1970 registreret i en manual, et vigtigt referenceværktøj for dem, der ønsker at indlede sig selv i arkivfaget og uddybe de begreber, der stadig anvendes i dag i institutioner.
American Style Records Management (RM) - Første Verdenskrig og den der fulgte understregede vigtigheden for krigsførende nationer at beskytte følsomme oplysninger indeholdt i en række dokumenter. Derudover måtte der i slutningen af konflikterne, især efter 1945, findes løsninger i lyset af den fænomenale akkumulering af dokumenter og filer, herunder dem, der var resultatet af de nye tjenester, der blev tilbudt krigsveteraner og enker. Et princip, teorien om de tre aldre, blev derefter angivet: dokumenterne passerer successivt gennem tre faser. De er først aktive, almindeligt anvendte; de bliver semi-aktive, mindre nyttige; endelig, efter deres anvendelse til administrative formål, har nogle af dem permanent bevarelse som deres sidste skæbne, mens andre er dømt til ødelæggelse. Grundlaget for Records Management blev efterfølgende i 1947 lagt af den amerikanske arkivar Theodore Schellenberg . Sondringen mellem "Archives Management" og "Records Management" var at materialisere sig med oprettelsen af National Archives and Records Services (NARS) inden for den amerikanske amerikanske arkivs administrative struktur og have stor indflydelse på Quebec-tilgangen. Et af de førende værker om emnet var uden tvivl William Benedons udgivelse i 1969 med titlen Records Management.
Den arkivering til Quebec - Quebec, den praksis dokumenthåndtering fulgte den franske model til den tidlige XX th århundrede, da, efter de amerikanske erfaringer, vendte hun langsomt. Den institution, der udelukkende varetager opbevaringen af permanente arkivdokumenter i Quebec, blev oprettet i 1920. De første systemer til styring af administrative dokumenter (Records management) blev indsat i Hydro-Quebec og i en eller to regeringsdepartementer. Regering i slutningen af 1960'erne. I begyndelsen af 1970'erne inden for Association des archivistes du Québec opstod "arkiver" og "dokumenthåndtering" dikotomi hurtigt i form af to professionelle sektioner. I 1980'erne, inden vedtagelsen af Quebec-loven om arkiver, blev der udviklet en tilgang kendt som "global arkivering" ved School of Library and Information Sciences (EBSI) ved University of Montreal. Denne teori kvalificerede som "arkiver" alle de aktive, semi-aktive og inaktive dokumenter i en organisation og som "arkivister" de fagfolk, der specialiserede sig i deres ledelse, og forsøgte at fusionere de franske og amerikanske koncepter. Hvis den foreslåede model kunne anvendes på visse universiteter af strategiske årsager, har dette koncept aldrig svaret til den virkelighed, som Quebec-regeringen havde, hvor "arkivisterne" var og stadig er grupperet i National Archives of Quebec (ANQ) i dag. 'Hui Nationalbibliotek og arkiv i Quebec (BAnQ). I offentlige afdelinger og agenturer er det snarere dokumentstyringsanalytikere eller rådgivere, der er ansvarlige for design, udvikling og implementering af dokumentstyringssystemer.
Forvaltning af administrative dokumenter og arkiver (GDAA) - Et par år senere, ved University of Quebec i Montreal (UQAM), skelnen mellem funktionerne i forbindelse med forvaltning af administrative dokumenter på den ene side og ledelsesarkiverne, på den anden side, alle integreret i en global tilgang, satte spørgsmålstegn ved arkivmetoden. I henhold til denne konceptuelle model har dokumenter og filer først et administrativt liv og bruges af en administrativ klientel, der bruger dem til at udføre de aktiviteter, der gør det muligt at nå organisationens mission. Administratorer til administrativ dokumenthåndtering er ansvarlige for design og udvikling af de krævede systemer og yder support til deres implementering i hele organisationen. Identifikation og beskyttelse af arkivdokumenter under permanent opbevaring er den logiske fortsættelse af ledelsesaktiviteterne for aktive og semi-aktive dokumenter og er arkivarernes ansvar, der skal tage sig af og forbedre dem. Denne tilgang fremhævede også etableringen af dokumentstyrings “systemer” baseret på en proces systematiseringsmetode. Det førte hurtigt til konceptet med et integreret administrativt dokumenthåndteringssystem (SIGDA), der fortaler integrationen af dokumentstyringsværktøjer (klassificeringsplan, opbevaringsplan og softwareløsning) og dokumenthåndtering, uanset hvilket informationsmedium der anvendes (papir, mikroform, teknologisk medier).
Den elektroniske dokumenthåndtering (ELG) - I 1990'erne, med udbredelsen af computerfiler og udvikling af software-industrien, begrebet Electronic Document Management (ELG) dukkede op. Det var faktisk det teknologiske svar fra teknologerne på "arkivering" af digitale dokumenter. Ifølge EDM-specialister skal papir nu elimineres af sig selv i organisationer for kun at give plads til virtuel information, der ikke længere skal styres: automatisk indeksering og søgeindhold samt generering og brug af beskrivende metadata gør det muligt at løse automatisk eller næsten automatisk de problemer, der er forbundet med oprettelse, opbevaring, hentning og brug af dokumenter. Ikke mere behov for en klassificeringsplan for at strukturere og udgøre filer eller en opbevaringsplan for at styre deres livscyklus. Den voksende lagringskapacitet og de faldende omkostninger ved elektromagnetiske medier ville ikke retfærdiggøre traditionel dokumenthåndteringsindsats. Men der var en fangst: hvad skal man gøre med masserne af dokumenter og optegnelser, der fortsat vil blive genereret i papirformat? Digitaliser dem.
Den Knowledge Management (KM) - derefter optrådt på " Videnledelse " Knowledge Management defineret korrekt, i dette leksikon, som "det sæt af metoder og teknikker til at opfatte, identificere, analysere, organisere, udenad, og dele viden mellem medlemmer af organisationer, især viden skabt af virksomheden selv (markedsføring, forskning og udvikling osv.) eller erhvervet udefra ”med henblik på at '' nå de mål, der er sat. Med den vægt, der lægges på information, viden, know-how og ekspertise, bliver registrering og styring af disse oplysninger mere end nogensinde et vigtigt mål i en organisation for at beskytte sine rettigheder og intellektuelle ejendomsrettigheder og sikre dens konkurrenceevne og bæredygtighed.
Standarden ISO 15489 " Records Management " - En vigtig begivenhed var i begyndelsen af det XXI th århundrede: publikationen i 2001 af en ny ISO-standard giver en række anbefalinger til forvaltning af dokumenter fra offentlige organer og organisationer den private sektor, uanset af mediet, der bærer informationen. Formålet med denne standard, der formaliserer denne administrative funktion på internationalt plan, er at garantere, at alle dokumenter drager fordel af den opmærksomhed og beskyttelse, der skal gives dem, så deres værdier for bevis og information er garanteret gennem hele deres liv. cyklus. Der var kun et skridt tilbage for at tage begrebet Integrated Document Management (IDM) til artikulation.
Integreret dokumenthåndtering (IDM) - I 2003 vedtog Quebec sin lov om den juridiske ramme for informationsteknologier, der anerkender den juridiske værdi af et dokument, uanset hvilket medium informationen består af tekster, billeder eller lyde på. Et par år senere vedtog regeringen i Quebec den konceptuelle model for integreret styring af administrative, arkiv- eller referencedokumenter (IDM) i papir og teknologiske formater. Denne tilgang finder nu tilhængere i andre offentlige organisationer og mere og mere i Quebecs private sektororganisationer, hvor begreber relateret til EDM og arkivering bliver brugt mindre og mindre i hverdagens ordforråd. I mellemtiden valgte den franske regering i 2009 udtrykket "arkiveringsadministration" i stedet for "Records Management", mens der i den angelsaksiske verden anvendes et stort antal udtryk til at identificere hele eller dele af denne administrative funktion: Records og Information Management (RIM), Enterprise Content Management (ECM), Information Management (IM), Business Process Management (BPM, eller styring af forretningsprocesser ), Electronic Records Management (ERM), Information Access Organization (IAO), E-mail Management (EMM) , Dokumentstyringssystemer (DMS) ...